Nguyên tắc kiểm soát nội bộ

Thiết lập trách nhiệm 

• Trách nhiệm đối với một nhiệm vụ nên được thiết lập rõ ràng và giao cho một người. 

• Khi một vấn đề xảy ra trong một công ty mà trách nhiệm không được thiết lập, việc xác định ai là người có lỗi là rất khó. 

• Ví dụ, nếu hai nhân viên bán hàng dùng chung một máy tính tiền và tiền mặt bị thiếu thì không nhân viên bán hàng nào phải chịu trách nhiệm. Để ngăn chặn vấn đề này, một công ty có thể sử dụng ngăn kéo đựng tiền riêng cho mỗi nhân viên.  

Duy trì hồ sơ đầy đủ 

• Lưu trữ hồ sơ tốt giúp bảo vệ tài sản và giúp người quản lý giám sát các hoạt động của công ty. 

• Ví dụ, khi có hồ sơ chi tiết về thiết bị, các đồ vật khó có thể bị mất hoặc bị đánh cắp mà không bị phát hiện. 

• Tương tự như vậy, các giao dịch ít có khả năng bị nhập sai tài khoản hơn nếu sử dụng biểu đồ tài khoản. 

• Các biểu mẫu in sẵn cũng là một phần của kiểm soát nội bộ tốt. Khi phiếu bán hàng được thiết kế phù hợp, nhân viên có thể ghi lại thông tin hiệu quả với ít lỗi hơn. Khi phiếu bán hàng được đánh số trước, mỗi phiếu là trách nhiệm của một nhân viên bán hàng, ngăn không cho nhân viên bán hàng ăn cắp tiền mặt bằng cách bán hàng và phá hủy phiếu bán hàng. 

• Các hệ thống điểm bán hàng được vi tính hóa đạt được kết quả kiểm soát tương tự.  

Bảo hiểm tài sản và trái phiếu Nhân viên chủ chốt 

• Tài sản nên được bảo hiểm chống lại tổn thất, và nhân viên xử lý nhiều tiền mặt và tài sản dễ chuyển nhượng nên được thế chấp. 

• Một nhân viên được ràng buộc khi một công ty mua một chính sách bảo hiểm, hoặc một trái phiếu, chống lại hành vi trộm cắp của nhân viên đó. Liên kết không khuyến khích hành vi trộm cắp vì nhân viên liên kết biết công ty liên kết sẽ theo đuổi hành vi trộm cắp được báo cáo.  

Lưu giữ hồ sơ riêng biệt với quyền giám sát tài sản 

• Một người kiểm soát hoặc có quyền truy cập vào một tài sản không được có quyền truy cập vào hồ sơ kế toán của tài sản đó. 

• Nguyên tắc này làm giảm nguy cơ trộm cắp hoặc lãng phí tài sản vì người có quyền kiểm soát nó biết rằng người khác giữ hồ sơ của nó. 

• Ngoài ra, người giữ hồ sơ không có quyền truy cập vào tài sản không có lý do gì để làm sai lệch hồ sơ. 

• Điều này có nghĩa là để đánh cắp một tài sản và che giấu hành vi trộm cắp khỏi hồ sơ, hai hoặc nhiều người phải thông đồng với nhau —hoặc đồng ý bí mật để thực hiện hành vi gian lận.  

 Phân chia trách nhiệm đối với các giao dịch liên quan 

• Trách nhiệm đối với một giao dịch nên được phân chia giữa hai hoặc nhiều cá nhân hoặc bộ phận. 

• Điều này đảm bảo công việc của một người đóng vai trò kiểm tra người kia để ngăn ngừa gian lận và sai sót. 

• Nguyên tắc này, được gọi là phân chia nhiệm vụ, không có nghĩa là trùng lặp công việc. Ví dụ: khi một công ty đặt hàng tồn kho, nhiệm vụ sẽ được phân chia cho một số nhân viên. Một nhân viên gửi yêu cầu mua khoảng không quảng cáo, nhân viên thứ hai phê duyệt yêu cầu, nhân viên thứ ba thực hiện thanh toán và nhân viên thứ tư ghi lại giao dịch.  

Áp dụng Kiểm soát Công nghệ 

• Máy tính tiền, đồng hồ bấm giờ và máy quét ID là những ví dụ về thiết bị có thể cải thiện kiểm soát nội bộ. 

• Một máy tính tiền với băng khóa hoặc tệp điện tử ghi lại mỗi lần bán tiền mặt. 

• Đồng hồ thời gian ghi lại số giờ làm việc chính xác của một nhân viên. 

• Máy quét ID giới hạn quyền truy cập vào các cá nhân được ủy quyền. 

 Thực hiện đánh giá thường xuyên và độc lập 

• Đánh giá thường xuyên về kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo rằng các thủ tục được tuân thủ. 

• Những đánh giá này tốt nhất là được thực hiện bởi các đánh giá viên không trực tiếp tham gia vào các hoạt động. 

• Kiểm toán viên đánh giá hiệu quả và hiệu quả của kiểm soát nội bộ.

• Nhiều công ty trả tiền cho kiểm toán bởi kiểm toán viên độc lập. 

• Các kiểm toán viên này kiểm tra hồ sơ tài chính của công ty và đánh giá hiệu quả của kiểm soát nội bộ.